怎樣寫會議策劃流程
步驟/方法一、會前籌劃
▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選
▲會前通知：通知參會人員
方式：電話通知或書面通知
內(nèi)容：時間、地點、參加人員范圍、會議內(nèi)容、會期、報到地點、要求（筆記等）
注意：通知后需落實有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時記錄
→確定最后參會人員
統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計分類；
統(tǒng)計交通路線，到達(dá)時間，飛機(jī)或火車，安排接送，詳細(xì)寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話；
▲聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間
預(yù)定房間（數(shù)量、類型、時間、價格）
→聯(lián)系會議室
會議廳（容量、時間、設(shè)備、價格）
→餐飲安排
是否需要在會議時準(zhǔn)備茶點，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
▲會議準(zhǔn)備材料：
1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿；
2、發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他文件、房卡等；
3、會議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備；
▲場地布置：
1、會議橫幅
2、主席臺的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個團(tuán)隊一個區(qū)域。
3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上）
4、如果發(fā)放獎品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進(jìn)行過演練？
5、非常重要的會議，請速記員。
6、國際性會議，準(zhǔn)備同音翻譯。
▲支出預(yù)算：文件資料、路費(fèi)、房間、餐飲、會議場地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算一下。
▲部門分工
二、會中安排
設(shè)立簽到處：參會人員統(tǒng)一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說明注意事項（比如手機(jī)、著裝），咨詢返程時間及交通路線，統(tǒng)計并通知安排；
餐飲問題：選擇對應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？
注意事項：
1、空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低），會場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必須在會議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！
2、燈光音響效果：
2、沖水：沖水不能沖著對方，要拿起杯子，不要對著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。（1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。3、對領(lǐng)導(dǎo)、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。）
3、會議中途休息：放音樂，1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節(jié)會議時會產(chǎn)生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。
4、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等；
會后收尾
▲退房：結(jié)賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。
▲送站：根據(jù)返程時間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會人員
▲會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發(fā)送很不方便
▲收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西
▲整理會議記錄，總結(jié)為會議紀(jì)要
▲進(jìn)行會議總結(jié)，分析不足之處，保留不錯環(huán)節(jié)
會議指南：一、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、 大會主席、副主席、會議時間和地點；
二、參會嘉賓名單（姓名及職務(wù)）
三、會議日程安排（時間、地點、）
四、旅游安排（集合時間、地點，負(fù)責(zé)人，備用品，目的地，餐飲）
五、會議須知（所需證件、會議要求、注意事項）
注意事項
統(tǒng)計參會人員表格：姓名、電話
簽到表：姓名、電話、性別、資料領(lǐng)取、簽字、備注
到達(dá)時刻表：姓名、電話、路徑、班次、時間
房間安排：姓名、電話、性別、時間
訂票:姓名、電話、身份證、人數(shù)
