招展書(shū)和招商函的策劃和編印工作在展覽策劃和營(yíng)銷(xiāo)工作中具有重要意義。這不僅是因?yàn)檎姓箷?shū)與招商函是展覽組織工作的核心內(nèi)容，而也是展覽概況與相關(guān)展覽信息的主要依據(jù)。因此，招展書(shū)與招商函的設(shè)計(jì)制作對(duì)展覽組織工作的成敗具有重要意義。我們先來(lái)說(shuō)說(shuō)招展書(shū)的設(shè)計(jì)制作。
　　招展書(shū)是與參展商溝通的重要載體，也是展覽項(xiàng)目的第一份說(shuō)明書(shū)。因此，招展書(shū)的制作必須準(zhǔn)確且盡可能做到全面、簡(jiǎn)要，主要包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容。
　　1．展覽的基本內(nèi)容
　　展覽的基本內(nèi)容主要包括：展覽名稱、展覽LOGO、展覽時(shí)間和地點(diǎn)、展覽組織機(jī)構(gòu)、辦展意義、展覽特點(diǎn)、展品范圍、展覽費(fèi)用、與展覽相關(guān)的廣告等。例如，2011年廣州展會(huì)國(guó)際游艇展招展書(shū)封面。
　　2．展覽環(huán)境的基本介紹
　　展覽題材所在行業(yè)、辦展所在地的環(huán)境介紹等包括行業(yè)生產(chǎn)、銷(xiāo)售、進(jìn)出口及發(fā)展趨勢(shì)，以及展館所在地區(qū)的市場(chǎng)環(huán)境及市場(chǎng)的輻射范圍。
　　3．展覽招商和宣傳推廣計(jì)劃
　　展覽組織機(jī)構(gòu)對(duì)往屆到會(huì)觀眾的分析資料及邀請(qǐng)專業(yè)采購(gòu)商的情況介紹，同時(shí)也要詳細(xì)介紹展覽宣傳推廣的手段、方法、渠道及措施等，這些都是參展商最關(guān)注的展覽價(jià)值，對(duì)參展決策具有決定性的影響。因此，展覽組織機(jī)構(gòu)在招展書(shū)中要精心規(guī)劃這些內(nèi)容。
　　4．展覽價(jià)格與展覽服務(wù)
　　展覽組織機(jī)構(gòu)將展覽展位的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以及服務(wù)項(xiàng)目等內(nèi)容安排在招展書(shū)的明顯位置，同時(shí)還要向參展商提供如何辦理參展手續(xù)、填寫(xiě)參展申請(qǐng)表以及付款等信息并注明展覽組織機(jī)構(gòu)的聯(lián)系方式。
　　5，歷屆展覽的基本情況與圖案
　　主要介紹歷屆展覽的成果和輔助參展的一些圖片，如展館平面圖、周邊地區(qū)交通圖、往屆展覽總結(jié)資料圖、展覽現(xiàn)場(chǎng)圖等，圖片不但可以豐富招展書(shū)的內(nèi)容，還可以起到美化作用。