展覽會籌辦的組織機構(gòu)

一般而言，展覽會的籌辦，苜先要成立籌備展覽會的領(lǐng)導(dǎo)隊伍，即組建籌展的組織機構(gòu)，并規(guī)定其各自的職能。組織管理對展覽成功起著很關(guān)鍵的作用。一個展覽項目有主辦單位、協(xié)辦單位和承辦單位以及展覽公司。主辦單位一般不參與展覽實務(wù)；承辦單位是展覽實施者，對展覽的各項事務(wù)都負有主要責(zé)任。其中，展覽組委會要負責(zé)展覽原則和方針的制定。展覽辦公室要負責(zé)申請和辦理開展的各項手續(xù)及負責(zé)展覽的日程安排，并進行宣傳、邀請、打印發(fā)放文件信函等工作。展覽事務(wù)各部門一般有各自的職能，如，財務(wù)部負責(zé)管理展覽的來往賬目、錢款的收入和支出；總務(wù)部是后勤內(nèi)務(wù)的保障，負責(zé)物的采購、儲存、運輸?shù)?；設(shè)計部負責(zé)總體設(shè)計、各單項設(shè)計、展覽形象設(shè)計、宣傳品設(shè)計等；文字部負責(zé)編撰總腳本、細目腳本、版面說明文字、大標(biāo)題、小標(biāo)題、照片文字、表文字等；工程部負責(zé)按設(shè)計要求進行空間場景、展具、照明、文字、片、裝飾物、標(biāo)志等的施工；規(guī)劃部負責(zé)規(guī)劃調(diào)整、人力物力調(diào)配等，展品部負責(zé)展品的征集、防火、維護秩序、票證管理等；接待部負責(zé)安排參展商的吃、住、行及參觀票券的發(fā)放和迎送接待特殊的參觀者。

展覽會的組織籌辦機構(gòu)不是固定不變的，也并非絕對的分工明確，而是相互交織，互為一體。機的設(shè)置應(yīng)根據(jù)展覽項目的規(guī)模來定。大型展覽會分設(shè)機可細致周全，小型展覽會組織機可員壓縮，但功能不可少。有些機在展覽會的不同時期可轉(zhuǎn)化、合并、分設(shè)和重組。籌展機的組成和功能是以展覽會能否有序、按時、高效為原則，各機的設(shè)立和功能職責(zé)變化應(yīng)以此為基點。

管理與接待

展覽正式開幕后，在展出期間，還必須做好以下工作：

（1）接待工作，在展覽館一般設(shè)有專門的接待室，可有計劃地接待觀眾，進行有組織的集體參觀。商業(yè)展覽會在開展期要進行交流、交易工作，應(yīng)設(shè)有接待交流空間或咨詢處。接待工作還包括對觀眾發(fā)放宣傳材料、紀(jì)念品、介紹展品和企業(yè)的情況，回答觀眾出的間題等。

（2）修理、清潔工作，展示過程中，常常會出現(xiàn)一些意外的情況，如機故障、電力故障等事故，須及時處理，以確保良好的展示效果。

（3）安全保衛(wèi)工作，展示活動往往是在人群簇擁、展品向觀眾敞開的環(huán)境中進行。對于貴重的小展品，必須設(shè)專人看管，以免展品的損壞或丟失。同時，還必須注意防火、防爆等事故，確保觀眾安全。

（4）撤展、善后工作，這項工作要有序地進行。應(yīng)小心收放展品，免損壞；展品要按原清單查收入庫，防止丟失；對于展具的拆撤，應(yīng)注意拆裝有序、按類收存，以方便以后再用。