通過一系列系統(tǒng)的籌備工作后，就可進入直郵的策劃和組織階段，其步驟如下：
1、設(shè)定量化目標
設(shè)定直郵活動的量化目標，科學評估營銷活動是否達到預期效果。例如，直郵回應(yīng)率達到5%時是否能直接產(chǎn)生2%的目標參展商等。
2、確定預算標準
預算標準直接決定了直郵活動的形式與范圍。直郵活動的經(jīng)費預算在體展覽營銷工作中所處的比值對營銷活動的進程具有重要影響。
3、明確目標客戶
對展覽營銷的目標客戶了解的信息越多、越全面，并對定性和定量的細節(jié)與信息越深入分析，展覽的營銷策略對目標客戶就越具有針對性，營銷效果就越好。
4、策劃郵件創(chuàng)意
策劃郵件外觀及內(nèi)容的創(chuàng)意項是一項最富挑戰(zhàn)性與時間性的工作。郵件的外觀可以突現(xiàn)展覽組織機構(gòu)的品牌理念與人性化的對話風格的內(nèi)容。
5、評估郵件內(nèi)容
要對郵件內(nèi)容的草擬方案進行評估，檢查郵件對目標市場與目標客戶的針對性，要注意文化背景、社會習俗、宗教習慣、受眾區(qū)域等，檢測其溝通效果是否符合展覽營銷目標。
6、設(shè)計與印刷郵件
由展覽組織機構(gòu)的設(shè)計部門進行平面設(shè)計并交付印刷。也可與專業(yè)服務(wù)提供商合作，如專業(yè)廣告公司或策劃公司等。
7、發(fā)送郵件
由展覽組織機構(gòu)營銷部門實施或通過郵局承攬的形式發(fā)送郵件。
8、分析反饋
郵件發(fā)出后，要注意收集反饋信息，并進行專業(yè)分析，檢測這次活動的成果。
根據(jù)國際營銷研究機構(gòu)評測，在直郵活動中有近24%的目標客戶可能永遠接收不到郵件，而16%的目標客戶則將直郵件直接拋棄。產(chǎn)生這種結(jié)果的直接原因，一方面是由于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中存在著眾多的“過濾者”，如秘書、辦公室主任等，層層過濾郵件；另一方面是很多的直郵信函沒有良好創(chuàng)意、制作不精良、個性不鮮明、傳遞過程不科學等，致使郵件到達率不高。因此，對展覽營銷工作而言，現(xiàn)代直郵活動的組織應(yīng)更強調(diào)對直郵介質(zhì)進行科學、合理的策劃，強調(diào)發(fā)揮直郵介質(zhì)在營銷活動中產(chǎn)生的直接效果，重視對體直郵活動的過程監(jiān)控，從而及時采取糾惜與調(diào)措施來達到展覽營銷的預期目標。