會展項目，特別是規(guī)模較大、級別較高的項目，還應(yīng)當(dāng)列入政府的社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展計劃。會展項目經(jīng)過實施組織工作的決策者和政府有關(guān)部門的批準(zhǔn)，并列入項目實施組織或者政府計劃的過程，就叫做立項。會展項目的立項策劃，實際上就是對一個具體的展覽展示所涉及的一系列事項進(jìn)行初步的規(guī)劃和設(shè)計，確定其基本的框架。在策劃中需要確定的內(nèi)容主要包括以下方面。
　　
　　1、會展項目的名稱
　　
　　通常會展的名稱有三部分組成：一是基本部分，用于說明會展的性質(zhì)和特征，如博覽會、論壇、展覽會、交易會、交流會、展銷會等等；二是限定部分，主要用于說明展覽展示舉辦的時間、地點、規(guī)模以及內(nèi)容等形式，如“1999年中國昆明世界園藝博覽會”中“博覽會”之前的部分說明了該會展的舉辦時間、地點、規(guī)模和內(nèi)容，屬于名稱的限定部分；三是附屬部分，是限定部分的補(bǔ)充，用于具體說明會展的時間、地點等細(xì)節(jié)，可以是具體舉辦日期、地點、組織單位的名稱或會展的縮寫等。
　　
　　2、會展的舉辦地點
　　
　　會展舉辦地點的策劃是由粗到細(xì)逐步確定的。首先要確定在什么地區(qū)或國家舉辦，這與會展的性質(zhì)、定位、會展所涉及的產(chǎn)業(yè)和行業(yè)等因素有關(guān)。其次要決定在什么城市舉辦，如為貿(mào)易性的展覽作策劃，最好選擇在廣州、上海等對外廾放程度比較高的東部沿海城市。最后要決定在該城市的什么會場或展館舉辦，這也要綜合考慮會展所涉及的行業(yè)、定位等因素，尤其要考慮該項目的成本預(yù)算。
　　
　　3、會展的時間安排
　　
　　由于會展的日程安排往往具有不可更改性，因此展覽展示的時間安排，尤其是籌備時間安排策劃，就顯得十分重要。嚴(yán)格的時間安排和工作日程，是一個會展項目成功舉辦的前扌是。不僅每項工作都要有明確的工作期限，而且必須要有總協(xié)調(diào)人及具體辦事人或聯(lián)系人，同時還要有應(yīng)急準(zhǔn)備，并定期對照檢查、及時調(diào)，以便及時反應(yīng)。
　　
　　4、會展的舉辦機(jī)構(gòu)
　　
　　會展的舉辦機(jī)構(gòu)一包括主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持（后援）單位等類別。主辦單位是指具有國家主管部門批準(zhǔn)的有報批會展項目質(zhì)的單位；承辦單位是指雖沒有報批會展項目質(zhì)，但同主辦單位一樣具有招商、招展能力和舉辦會展的民事責(zé)任承擔(dān)能力，設(shè)有專門從事辦理會展的部門并有相應(yīng)的專業(yè)工作人員，且具有完善的辦理會展規(guī)章制度的單位；協(xié)辦單位是指協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)會展的部分策劃和組織工作的單位，其任務(wù)比較集中于部分的招展、招商和宣傳推廣工作；支持單位一是對會展起直接或間接支持作用的單位，有時也會承擔(dān)一些招展、招商和宣傳工作。其中承辦單位是直接策劃、組織會展的單位，因此往往是會展有關(guān)機(jī)構(gòu)中的核心單位。
　　
　　5、會展的規(guī)模和目標(biāo)
　　
　　無論是會議還是展覽，從定性的角度看，其規(guī)模一都可分為國際、國內(nèi)、地區(qū)和地方四個種類。此外，展覽還更強(qiáng)調(diào)從定量角度確定規(guī)模，即注重展出的面積、參展單位及展覽的專業(yè)觀眾數(shù)量等指標(biāo)。由于展覽展示的規(guī)模與其項目要實現(xiàn)的目標(biāo)相關(guān)，因此會展的目標(biāo)也是在立項策劃中需確定的內(nèi)容。
　　
　　6、展覽中要展示的商品的范圍
　　
　　此項并非展覽立項中的必選內(nèi)容，但在展覽立項中，必須確定展覽中要展示的商品的范圍。首先，要展示的商品應(yīng)是與展覽會目標(biāo)相一致，并且能夠體現(xiàn)展覽會目標(biāo)的。其次，展品范圍還要根據(jù)展覽會涉及的產(chǎn)業(yè)或行業(yè)范圍進(jìn)行調(diào)。如舉辦貿(mào)易性的展覽會，展品范圍就需要包括很多種類，而針對某種產(chǎn)品的專業(yè)展覽。
　　
　　7、會展的招展、招商和宣傳推廣計劃
　　
　　會議尤其是展覽的招展、招商和宣傳推廣工作實際是會展項目實施過程的重要組成部分，需要專門進(jìn)行策劃和安排，但在立項策劃時必須有所考慮，形成基本的框架。如可以從國際、國內(nèi)和網(wǎng)絡(luò)三種渠道進(jìn)行招展招商，也可以通過對國內(nèi)外記者的新聞報道安排、對外廣告、其至與會展相關(guān)的環(huán)境宣傳等手段加強(qiáng)宣傳推廣工作。要注意的是，這是與會展的對象，即與會者、參展商及一參觀者之間的溝通，因此必須注重與目標(biāo)客戶之間的雙向信息交流，以掌握一手料。
　　
　　8、會展的進(jìn)度計劃和現(xiàn)場管理計劃
　　
　　會展項目的進(jìn)度計劃是指在時間安排上對會展的各項工作作出統(tǒng)籌規(guī)劃。現(xiàn)場管理計劃是指在會展廾幕后的會展現(xiàn)場進(jìn)行有效管理的計劃，包括布展管理計劃（展覽項目中必備）、廾幕計劃、會展現(xiàn)場工作計劃和撤展管理計劃等。立項策劃的任務(wù)，就是要對會展項目的進(jìn)度進(jìn)行初步的計劃，并充分考慮會展現(xiàn)場的管理工作，以初步考察項目各方面策劃的可行性。
　　
　　9、會展的相關(guān)活動計劃
　　
　　會展的相關(guān)活動是指如新聞發(fā)布會、論壇、研討會等配合展覽展示舉辦的重要會議，以及如表演等其他的相關(guān)活動。在立項策劃中必須預(yù)先考慮這些活動并作出初步計劃。