案例分析：湘菜產(chǎn)業(yè)博覽會(huì)

　　（一）時(shí)間安排

　　1、布展時(shí)間：2004年11月2日—4日　上午8：30—下午17：30

　　2、展示時(shí)間：2004年11月5日—8日

　　3、撤展時(shí)間：2004年11月8日16：00

　　　（二）展位要求

　　本次展覽會(huì)的展位分為標(biāo)準(zhǔn)展位(以下簡(jiǎn)稱標(biāo)展)和特殊展位(以下簡(jiǎn)稱特展)兩種，參展單位設(shè)計(jì)的展臺(tái)高度超過(guò)4m的，都必須報(bào)組委會(huì)處，取得同意后方可布展;

　　1、標(biāo)展：尺寸：3米×3米，每個(gè)展位組委會(huì)統(tǒng)一提供三面圍板(圍板高度為2.5m)，一張桌子，兩張椅子，一個(gè)電源插頭，一盞照明燈，其他裝飾均由參展單位自行布置;

　　2、特展：

　　A、組委會(huì)按合同指定位置及尺寸提供一塊凈地，展位設(shè)計(jì)、展臺(tái)搭建等工作全由參展單位自行負(fù)責(zé);

　　B、為配合好特展單位的設(shè)計(jì)要求，請(qǐng)于2004年10月28日前遞送一份展位設(shè)計(jì)方面的材料(包括設(shè)計(jì)樣稿、展位搭建時(shí)所需的電力設(shè)施安裝與水源配置要求等)到組委會(huì);

　　C、組委會(huì)在收到參展單位遞送的材料后，負(fù)責(zé)進(jìn)行復(fù)審，并按遞送材料上的合理要求提前做好布展準(zhǔn)備，如遞送材料不符合有關(guān)規(guī)定，由組委會(huì)將審核意見(jiàn)通知有關(guān)參展單位，按整改要求5日內(nèi)重新報(bào)審，最終報(bào)審時(shí)間為10月30日，逾期未能通過(guò)消防安全、電力配送等審批的，不得進(jìn)場(chǎng)施工;

　　D、展位設(shè)計(jì)樣稿上，經(jīng)組委會(huì)審批確定的內(nèi)容，請(qǐng)不要擅自更改，如確需改動(dòng)的，須報(bào)組委會(huì)審批，如有違反，所有后果由參展單位自行負(fù)責(zé);

　　E、所有特裝展位的設(shè)計(jì)與布展，其垂直正投影不得超出預(yù)訂展位的范圍。如果展臺(tái)設(shè)計(jì)影響了其它參展單位的正常展出效果，組委會(huì)保留要求該參展單位改變展臺(tái)設(shè)計(jì)的權(quán)利。

　　　（三）布展須知

　　為了保證本次展會(huì)的布展工作能安全有序的進(jìn)行，各相關(guān)單位必須遵守各項(xiàng)有關(guān)規(guī)定及安全消防條例，組委會(huì)現(xiàn)將有關(guān)事宜說(shuō)明如下，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行：

　　1、標(biāo)展楣板文字(參展單位的全稱)由組委會(huì)統(tǒng)一制作、安裝;

　　2、參展單位將負(fù)責(zé)自己展臺(tái)的地毯內(nèi)裝飾，所有地毯和地面裝飾可以使用雙面膠紙進(jìn)行固定，展覽大廳的地面嚴(yán)禁使用各種涂料或膠水;

　　3、參展單位如有請(qǐng)布展公司負(fù)責(zé)施工，則施工時(shí)，布展公司須將本公司的施工許可證掛放在展位醒目位置，施工須嚴(yán)格按設(shè)計(jì)圖進(jìn)行，不得操作超出施工許可證規(guī)定范圍施工，并隨時(shí)接受組委會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理人員的監(jiān)督和檢查。如有發(fā)現(xiàn)布展公司超出規(guī)定范圍施工或違章操作，管理人員可口頭警告直至取消其施工資格，由此引起的一切后果由該布展公司負(fù)責(zé)。

　　4、組委會(huì)按正常用電標(biāo)準(zhǔn)提供用電，嚴(yán)禁參展單位私接電源線或增加照明燈具，如需超負(fù)荷用電，則須到組委會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)臺(tái)按章繳費(fèi)辦理手續(xù)后，由組委會(huì)派電工前去操作，如有違反，后果一律自行負(fù)責(zé)(收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)見(jiàn)附件一);

　　5、不得在展廳人行通道、樓梯路口、消防設(shè)施點(diǎn)等地段隨意亂擺、亂掛、亂釘各類展樣品、宣傳品或其它標(biāo)志;

　　6、展臺(tái)搭建不準(zhǔn)遮擋館內(nèi)的消防設(shè)備、電器設(shè)備、緊急出口和觀眾通道，展館防火卷簾門(mén)下不得搭建任何展架、展臺(tái);

　　7、嚴(yán)禁使用雙面及單面膠等粘貼材料在展館通道的柱子上粘貼任何對(duì)象，不得在墻面、地面打孔、刷漆、刷膠、粘貼、涂色。嚴(yán)禁鋸裁展館的展材、展板或在展材、展板上油漆、釘釘、開(kāi)洞。不得損害展館的一切設(shè)施，如有違反須按價(jià)格表賠償;

　　8、不得在展館天面上打釘或利用天面管線懸吊展架、燈箱及各類裝飾對(duì)象。

　　9、展樣品拆箱后，包裝箱、碎紙、泡沫、木屑等易燃包裝物須及時(shí)清出，不得在攤位背板后存放包裝箱等雜物。

　　10、展館內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。嚴(yán)禁保存、使用易燃、易爆、放射性及有毒物品。施工現(xiàn)場(chǎng)嚴(yán)禁明火作業(yè)。

　　11、制作燈箱時(shí)應(yīng)留有足夠的散熱孔，日光燈鎮(zhèn)流器應(yīng)脫離箱體，使用易燃材料制作的燈箱，內(nèi)部須作放火處理。電器安全必須遵守有關(guān)規(guī)定和專業(yè)規(guī)范，確保供、用電安全。

　　12、特裝展位的維護(hù)工作由該布展公司負(fù)責(zé)，相關(guān)的參展單位負(fù)責(zé)監(jiān)管。

　　13、加班說(shuō)明：請(qǐng)各單位在規(guī)定期限內(nèi)抓緊時(shí)間布展，如需加班，則必須按章繳費(fèi)辦手續(xù)后，方可加時(shí)施工。

　　　（四）參展單位報(bào)名須知

　　1、參展商報(bào)到時(shí)間是2004年10月30日-11月2日;

　　2、報(bào)到時(shí)，可領(lǐng)取的物品有：活動(dòng)日程表、會(huì)刊、布展證明、器材登記表、參展須知、代表證等;

　　3、每位會(huì)務(wù)人員有：精美禮品一份、會(huì)刊一本、大型歡迎酒會(huì)請(qǐng)柬一張、午餐券四張(展會(huì)四天內(nèi)的中餐);

　　4、組委會(huì)在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)有指定的用餐地點(diǎn)，未交會(huì)務(wù)費(fèi)的參展商代表，可在指定的用餐地點(diǎn)用餐;

　　（五）展會(huì)管理

　　1、參展單位的展品及資料等財(cái)產(chǎn)進(jìn)出館管理

　　A、在布展和展覽期間，參展單位所有進(jìn)館的物品須接受保安的安防檢查;

　　B、布展期間，展館閉館前，請(qǐng)各單位到組委會(huì)設(shè)在現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)臺(tái)領(lǐng)取《器材登記表》，認(rèn)真填寫(xiě)后與組委會(huì)工作人員一起核對(duì)清點(diǎn)，雙方簽字確認(rèn)后，方可離開(kāi)展館;

　　C、所有貴重物品或便于攜帶的東西，例如：筆記本電腦、商務(wù)通、手機(jī)、電話卡等，不得登記在《器材登記表》上，如有登記，組委會(huì)工作人員核對(duì)清點(diǎn)時(shí)又未發(fā)現(xiàn)，組委會(huì)仍可不負(fù)責(zé)其保管工作;

　　D、在《器材登記表》上有登記的參展單位財(cái)產(chǎn)，由組委會(huì)負(fù)責(zé)保管，在此之外的財(cái)產(chǎn)，如有遺失、損壞，由參展單位自行負(fù)責(zé);

　　E、在布展和展覽期間，參展單位存放在展館內(nèi)的所有物品不得隨意搬出展廳，如果參展單位必須在布展和展覽期間將展品搬出展館，則需持有組委會(huì)開(kāi)具的《參展商物品出館核準(zhǔn)》(到現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)臺(tái)處領(lǐng)用)，并經(jīng)參展單位現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人簽字后，才能放行。

　　2、展會(huì)期間，請(qǐng)各單位注意收聽(tīng)現(xiàn)場(chǎng)廣播通知，尤其要做好消防、用電、防盜等安全工作。

　　　　（六）展位管理

　　1、嚴(yán)禁轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)租(賣(mài))展位。凡屬展位實(shí)際使用單位與展位楣板標(biāo)明的參展單位不一致，均視為違規(guī)轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)租(賣(mài))展位。包括：

　　A、聯(lián)營(yíng)名義將展位轉(zhuǎn)給聯(lián)營(yíng)單位使用;

　　B、以供貨或協(xié)作(含掛靠)名義將展位轉(zhuǎn)給供貨、協(xié)作、掛靠單位使用;

　　C、以借用名義將展位轉(zhuǎn)給(借給)其它單位使用;

　　D、未經(jīng)許可擅自對(duì)調(diào)、對(duì)換展位;

　　E、供貨、聯(lián)營(yíng)、協(xié)作等單位高價(jià)收取展位費(fèi)或參展費(fèi);

　　F、其它違規(guī)轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)租(賣(mài))展位的行為。

　　2、展會(huì)期間各參展單位不得從事與展覽業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

　　3、展覽正式開(kāi)始后，除非獲得組委會(huì)許可，否則任何展品不可以從展臺(tái)或者展覽現(xiàn)場(chǎng)撤走。而在組委會(huì)正式發(fā)布撤展通知前，任何展品及展臺(tái)亦不得拆卸。

　　（七）成交統(tǒng)計(jì)

　　大會(huì)期間每日進(jìn)行企業(yè)成交統(tǒng)計(jì)匯總工作，請(qǐng)各參展單位負(fù)責(zé)成交統(tǒng)計(jì)人員到成交統(tǒng)計(jì)辦公室(具體位置將另行通知)領(lǐng)取表格，并在每日規(guī)定時(shí)間內(nèi)將統(tǒng)計(jì)表反饋。

　　（八）噪音控制

　　展臺(tái)發(fā)出的音量不可對(duì)參觀者或其它參展單位構(gòu)成滋擾。對(duì)于聲像設(shè)備的展示，其音量應(yīng)低于40dB。如遇任何投訴而組委會(huì)認(rèn)為合理，組委會(huì)保留限制該展品及音響操作的權(quán)利。對(duì)屢次違反規(guī)定者，組委會(huì)有權(quán)給予處罰(如斷電等)。

　　（九）展臺(tái)安全

　　展覽館所提供的展館基本安全保衛(wèi)工作是指設(shè)置門(mén)衛(wèi)、展場(chǎng)巡查、閉館清場(chǎng)、消防安全管理、停車場(chǎng)管理及夜間對(duì)展館外圍定時(shí)巡邏保障展覽會(huì)活動(dòng)的安全和良好的展覽秩序而進(jìn)行的工作。所采取的保安措施對(duì)可能發(fā)生的偷竊和人為損害只能起到一定威懾和制止作用，而非預(yù)防犯罪的萬(wàn)無(wú)一失的手段。展覽館將盡力保證展館安全保衛(wèi)工作的落實(shí)及展品的安全，但對(duì)展會(huì)期間發(fā)生的人身傷害、展品遺失或損毀，不承擔(dān)任何責(zé)任。參展商應(yīng)負(fù)責(zé)自己展臺(tái)的展品安全。

　　?。ㄊ┱古_(tái)清潔

　　展覽會(huì)布、撤展期間的標(biāo)準(zhǔn)展位和公共區(qū)的清潔工作由組委會(huì)負(fù)責(zé)，特裝展位的清潔由參展企業(yè)自行解決。展會(huì)開(kāi)展期間，參展企業(yè)應(yīng)保持展臺(tái)內(nèi)的一貫清潔，并將垃圾倒入指定的垃圾箱內(nèi)，同時(shí)提供展位內(nèi)按面積清潔的有償服務(wù)。撤展期，有特裝展位的參展企業(yè)須將其展位內(nèi)的特裝材料一并撤除，或向展覽館繳納相應(yīng)的垃圾清運(yùn)費(fèi)，由展覽中心派人清潔。在規(guī)定時(shí)限內(nèi)，展位內(nèi)未撤除物品將作為無(wú)主物品處理。

　　（十一）撤展時(shí)間安排及管理

　　為嚴(yán)肅大會(huì)紀(jì)律，保持館內(nèi)良好秩序，大會(huì)將于展會(huì)閉幕前發(fā)布《撤展通知》，并對(duì)撤展工作做出以下規(guī)定，請(qǐng)各相關(guān)單位嚴(yán)格遵守：

　　1、展覽會(huì)于2004年11月8日16：00結(jié)束，在組委會(huì)未發(fā)布《撤展通知》前，各參展單位不得提前收拾裝置、用品及文件材料等;

　　2、展覽大廳的所有紙箱、板條箱不能擺放于通道，以便通道的地毯被移走。展臺(tái)的拆撤工作可以在17：00開(kāi)始。展覽大廳將于22：30分關(guān)閉;

　　3、展品運(yùn)出展館大門(mén)，需憑組委會(huì)的放行條經(jīng)門(mén)衛(wèi)驗(yàn)核，方可放行;

　　4、請(qǐng)愛(ài)護(hù)館內(nèi)的所有設(shè)施，并不得夾帶搬走，不得損壞，違者除照價(jià)賠償外，情節(jié)嚴(yán)重的還要給予重罰;

　　5、參展單位如有租用組委會(huì)或展覽館的器材，應(yīng)在閉館30分鐘內(nèi)歸還有關(guān)服務(wù)臺(tái);

　　6、撤展工作結(jié)束后，所有被遺棄在展覽大廳里的展品及資料等將會(huì)被移走，組委會(huì)保留對(duì)這些物品的處理權(quán)利，因此而造成所有損失由參展單位自行承擔(dān)。

　　從案例中我們總結(jié)出以下幾點(diǎn)：

　　一、提前做好籌備工作

　　與經(jīng)濟(jì)流通的其他領(lǐng)域一樣，展覽業(yè)也有這樣的規(guī)律，好的展覽會(huì)展覽工作效率高，展出效益好，且一般都具有專業(yè)性質(zhì)，有一定的辦展歷史。這種展覽會(huì)是靠專業(yè)技術(shù)、嚴(yán)格管理和長(zhǎng)期努力造就的。但是展覽會(huì)的組織者為了保證展出質(zhì)量，會(huì)對(duì)展出者和參觀者進(jìn)行嚴(yán)格的控制。首先是對(duì)申請(qǐng)參展與參觀者進(jìn)行有選擇的邀請(qǐng)。其次，組織者對(duì)已參展者進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反展覽規(guī)定者予以處理乃至禁止參展。此外，對(duì)參觀者也會(huì)控制，符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會(huì)的質(zhì)量和效益。

　　鑒于以上情況以及展覽籌備周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，參展商在作出展覽選擇之后就應(yīng)立即著手展覽工作：

　　第一，盡早著手安排展覽工作。首先是需要盡早提出展覽申請(qǐng)，展覽會(huì)組織者的公開(kāi)原則是按先來(lái)后到排序，并基本按此原則接納新的參展者，因此應(yīng)盡早報(bào)名。但是，組織者也可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者，所以展出者還可以作些公關(guān)工作，爭(zhēng)取一些優(yōu)惠措施。

　　此外，因?yàn)檎褂[會(huì)面積有限，對(duì)于單獨(dú)參加展覽會(huì)的展出者而言，也應(yīng)盡早落實(shí)場(chǎng)地。好的展場(chǎng)都很擁擠，尤其是好的展覽時(shí)間，不提前預(yù)定是租不到好位置的.

　　第二，做好長(zhǎng)期工作打算，制定展覽工作計(jì)劃，按部就班地開(kāi)展各項(xiàng)工作。在所有的營(yíng)銷方式中，展覽可能是效率最高、環(huán)節(jié)最多、周期最長(zhǎng)的一種方式，而且各個(gè)環(huán)節(jié)互相鏈接。所有這些工作不可以等到最后時(shí)刻再做，也不可以忽略某些環(huán)節(jié)不做。因此要制定周密的、長(zhǎng)期的工作計(jì)劃安排，經(jīng)費(fèi)、人員、工作項(xiàng)目、工作日程等都要統(tǒng)籌考慮安排。

　　總之，為了保證展出的效果，展覽選擇工作可以大致分為：對(duì)主辦單位進(jìn)行研究、選擇，根據(jù)展覽資料進(jìn)行研究、選擇，通過(guò)直接詢問(wèn)有關(guān)方面獲取資料進(jìn)行研究、選擇以及通過(guò)實(shí)地考察獲取資料進(jìn)行研究、選擇。展出者可以根據(jù)自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。

　　二、選擇展出方式

　　參加展覽之前首先要選擇最適合的展出方式。展出方式可以簡(jiǎn)單地分為集體展出和單獨(dú)展出兩類。

　　集體展出大致有兩種形式：一是集體參展，指一個(gè)國(guó)家、地區(qū)或一個(gè)行業(yè)以一個(gè)集體參加展覽會(huì)，多表現(xiàn)為國(guó)家團(tuán)、行業(yè)團(tuán)和集團(tuán)公司團(tuán);二是聯(lián)合參展，兩個(gè)以上的展出者組成的集體形成一個(gè)展覽單位，多表現(xiàn)為上下游企業(yè)展團(tuán)等形式。

　　集體展出一般都有專門(mén)人員負(fù)責(zé)展覽組織工作，對(duì)于沒(méi)有參展經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)市場(chǎng)知識(shí)，實(shí)力不雄厚的中、小企業(yè)是一種比較好的展出方式，尤其是在開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)方面。但是集體展出在展出面積、展出時(shí)間、展臺(tái)設(shè)計(jì)、展出風(fēng)格、人員配備等方面會(huì)受限制。

　　與集體展出相對(duì)的是單獨(dú)展出，即由展出者獨(dú)立完成展出工作。單獨(dú)展出是展出者直接參加一個(gè)展覽會(huì)，這是最普遍的展出形式，不僅需要一定的展覽知識(shí)和技術(shù)，還需要花費(fèi)一定的財(cái)力和人力，不過(guò)單獨(dú)參展自主權(quán)比較大，可以設(shè)計(jì)出自己的特色、顯示實(shí)力、提高知名度。

　　不同的展出方式有著不同的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，參展者應(yīng)根據(jù)自身的需要和實(shí)力選擇合適的展出方式，以取得最佳的展出效果。

　　最有效的展出方式就是選擇大展位和展會(huì)關(guān)鍵位置，并且對(duì)展位進(jìn)行設(shè)計(jì)、宣傳活動(dòng)、展臺(tái)搭建。

　　三、避免錯(cuò)誤觀念

　　在展覽選擇中，需要注意避免一些錯(cuò)誤的選擇觀念和方法。如果參展商不考慮自身的需要，不考慮市場(chǎng)條件，不對(duì)展覽會(huì)做全面細(xì)致的選擇工作，僅出于某一孤立的原因，或出于某一單方面的考慮而做出的展覽選擇往往是錯(cuò)誤的。比如：因?yàn)橘M(fèi)用低而選擇展會(huì)。費(fèi)用是選擇展覽的因素之一，但是在靠供求關(guān)系調(diào)節(jié)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，費(fèi)用低必然有其原因，大的方面可能有三點(diǎn)，一是展覽會(huì)所在地的市場(chǎng)潛力可能不大，二是展覽會(huì)可能不適合展出者的需要，三是展覽會(huì)質(zhì)量效益可能不理想。因此，因費(fèi)用低而選擇展會(huì)往往是錯(cuò)誤的。不能孤立地考慮參展費(fèi)用而要綜合各方面因素考慮費(fèi)用。市場(chǎng)是否有潛力，展覽會(huì)是否適合展出者需要，展出效果是否好，應(yīng)該作為選擇的最重要考慮因素。