1）會(huì)展策劃的特點(diǎn)
會(huì)展策劃具有針對(duì)性、系統(tǒng)性、變異性、可行性等特點(diǎn)。
1.針對(duì)性
會(huì)展策劃是具有針對(duì)性的活動(dòng)。
它是會(huì)展理論在會(huì)展活動(dòng)中的具體運(yùn)用。在進(jìn)行會(huì)展策劃時(shí)，應(yīng)首先明確會(huì)展活動(dòng)應(yīng)達(dá)到什么目的，它是針對(duì)什么問題而舉辦的會(huì)展。比如，有的會(huì)展以特定消費(fèi)群體的生活方式為依據(jù)，具有鮮明的主題，這就要求在進(jìn)行策劃時(shí)必須圍繞主題組織展品、開展活動(dòng)。
2.系統(tǒng)性
會(huì)展策劃是對(duì)整個(gè)會(huì)展活動(dòng)的運(yùn)籌規(guī)劃，因此具有系統(tǒng)性的特點(diǎn)。
系統(tǒng)性表現(xiàn)在策劃時(shí)要針對(duì)會(huì)展的各個(gè)方面各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行權(quán)衡，通過權(quán)衡，使企業(yè)目標(biāo)特別是通過參展而實(shí)現(xiàn)的企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷目標(biāo)具有一致性，使其在產(chǎn)品、包裝、品牌、價(jià)格、服務(wù)、渠道、推銷、廣告、促銷、宣傳等方面保持統(tǒng)一性。系統(tǒng)性可以減少會(huì)展策劃的隨意性和無序性，提高效率。
隨看會(huì)展理論研究的不斷深入，近年來有學(xué)者堤出"立體策劃"的概念，可以說是會(huì)展策劃系統(tǒng)性的一種表現(xiàn)。
3.變異性
《孫子兵法》中說：“兵無常勢(shì)，水無常形，能因敵變化而取勝者，謂之神”。這里的"神"是指戰(zhàn)術(shù)上的靈活性、變通性。市場(chǎng)永遠(yuǎn)是千變?nèi)f化的，會(huì)展策劃也必須充分考慮到市場(chǎng)的變化。例如，2003年春，突如其來的"非典”疫情打亂了幾乎所有的會(huì)展計(jì)劃，作為會(huì)展的策劃者必須有充分的應(yīng)對(duì)措施，才能適應(yīng)這個(gè)變化。據(jù)悉，由于SARS的重創(chuàng)，中國(guó)會(huì)展業(yè)當(dāng)年損失40億元人民市，占會(huì)展全年收入的1/2。然而，當(dāng)年的廣交會(huì)開拓網(wǎng)路展覽，言網(wǎng)上展覽成交額達(dá)2.18億美元，中國(guó)會(huì)展人首次學(xué)會(huì)了對(duì)危機(jī)說“不“。
變異性強(qiáng)調(diào)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的適應(yīng)性，它是為了更有效地實(shí)現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標(biāo)。
4.可行性
可行性是指會(huì)展策劃方案在現(xiàn)實(shí)中要切實(shí)可行。沒有可行性的策劃方室寫得再美也只是紙上談兵，一般說來，會(huì)展策劃方案必須經(jīng)過分析論證才能實(shí)施。分析論證策劃方案的可行性主要圍繞策劃的目標(biāo)定位、實(shí)施方案以及經(jīng)濟(jì)效益等主要方面進(jìn)行。
2）會(huì)展策劃的作用
對(duì)于展覽的組織者來說，會(huì)展策劃是會(huì)展運(yùn)作的核心環(huán)節(jié);對(duì)于參展企業(yè)來說，會(huì)展策劃提供的是總體策略和具體計(jì)劃。
會(huì)展策劃的重要作用主要有5點(diǎn)。
1.戰(zhàn)略指導(dǎo)作用
戰(zhàn)略指導(dǎo)作用是指會(huì)展策劃能為會(huì)展活動(dòng)提供總體的指導(dǎo)思想。
譬如在展覽場(chǎng)地、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)的主題及時(shí)間的安排、展會(huì)品牌、主要合作伙伴(行業(yè))等方面，策劃部門都要事先提供指導(dǎo)。
2.實(shí)施規(guī)劃作用
實(shí)施規(guī)劃作用是指會(huì)展策劃能為會(huì)展活動(dòng)提供具體的行動(dòng)計(jì)劃。
3.進(jìn)程制約作用
進(jìn)程制約作用是指會(huì)展策劃能安排并制約會(huì)展活動(dòng)的進(jìn)程。
4.效果控制作用
效果控制作用是指會(huì)展策劃能預(yù)測(cè)、監(jiān)督會(huì)展活動(dòng)的效果。
5.規(guī)范運(yùn)作作用
規(guī)范運(yùn)用作用是指會(huì)展策劃能使會(huì)展運(yùn)作趨于科學(xué)、合理、規(guī)范。
