參展商不僅需要全面考慮各項(xiàng)支出，還應(yīng)該學(xué)會(huì)控制預(yù)算。下面介紹一些控制預(yù)算、降低成本的方法。
1.盡早行動(dòng)。盡早預(yù)訂公司的展臺(tái)，盡早設(shè)計(jì)、運(yùn)輸和搭建展臺(tái)，盡早預(yù)訂客房和餐飲。盡早行動(dòng)可以幫助節(jié)省費(fèi)用。
2.合并運(yùn)輸。如果公司有多個(gè)部門有外地展覽事宜，可以將所有部門的會(huì)展設(shè)備清單合并在一起，這樣公司可以對所有的物品進(jìn)行協(xié)調(diào)、統(tǒng)一運(yùn)輸。
3.協(xié)商獲得更好的價(jià)格。首先要了解展館價(jià)格的詳細(xì)信息，然后可以向組織者直接提出價(jià)格協(xié)商要求。更好的價(jià)格永遠(yuǎn)都需要進(jìn)一步商談。
4.減少或停止派發(fā)宣傳資料。如果公司的產(chǎn)品變動(dòng)頻繁，更新宣傳資料的費(fèi)用將是一筆巨人的開支。可以用商業(yè)明信片代替宣傳冊，在明信片上印刷公司的網(wǎng)址及電話號(hào)碼，這不僅節(jié)省了印刷成本，還減少了印刷品運(yùn)輸?shù)馁M(fèi)用。在互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用日益普及的今大，這種做法將得到更多公司的認(rèn)可。
5.取消贈(zèng)送樣品。在會(huì)展上迫逐免費(fèi)樣品的人，可能并不是公司的目標(biāo)客戶。大多數(shù)美國的中小參展商用T.免費(fèi)樣品的投入，通常占到格個(gè)參展成本的8%-12%,
6.節(jié)約展位裝飾投入。有的公司喜歡租用一些花草樹木來裝飾展位，按照一般情況估算，需要此項(xiàng)服務(wù)的參展商，每次需支付250-1800美元。實(shí)際上，大的參展商每年在這項(xiàng)服務(wù)上節(jié)省500美元，并不會(huì)影響展臺(tái)的品位。
7.控制電話數(shù)最。移動(dòng)通信設(shè)備的普及，使參展商在展位上與外界溝通不再依賴固定電話，可以節(jié)省安裝電話的費(fèi)用，同時(shí)，不必要的長途通話費(fèi)也得到了控制。
8.減少觸摸屏等檢索設(shè)備的使用。觸摸屏可以方便參觀者查找信息，這種設(shè)備的平均價(jià)格在250美元/臺(tái)左右。如果公司己有的印刷品和多媒體宣傳手段，能使參觀者在短時(shí)間內(nèi)獲取足夠的信息，不至于使他們長時(shí)間等待，那就沒必要安裝太多的信息檢索設(shè)備。
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